جهت کسب اطلاعات در خصوصسامانه کاتب دانشگاه آزادمی توانید همه روزه(حتی ایام تعطیل و روزهای جمعه)ازساعت 8 صبح تا ساعت 24با تلفن ثابت منزلبا شماره 9099071290 با کارشناسان این مرکز درارتباط باشید .برقراری ارتباط با شماره های قید شده فقط با تلفن ثابت منزلامکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
توجه توجه :(قبل از شماره 9099071290 به هیچ عنوان کد 021 و یا عدد صفر و یا هیچ کد دیگری نگیرید .) .برقراری ارتباط با شماره های قید شدهفقط با تلفن ثابت منزل امکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
توجه : در صورتی که دسترسی به تلفن ثابت منزل ندارید می توانید از بسته های مشاوره ای با موبایل که هزینه آن به شرح زیر می باشد استفاده نمایید :
بسته مشاوره ای 20 دقیقه ای با موبایل : 300 هزار تومان
بسته مشاوره ای 30 دقیقه ای با موبایل : 450 هزار تومان
جهت خرید هر کدام از بسته های مشاوره ای با موبایل می توانید با قسمت پشتیبانی با شماره 02146014163 تماس حاصل فرمایید .
تاریخچه و هدف راه‌اندازی سامانه کاتب دانشگاه آزاد سامانه کاتب دانشگاه آزاد یک بستر آنلاین و متمرکز برای مدیریت مکاتبات اداری، ثبت و پیگیری نامه‌ها، ابلاغ‌ها و اسناد رسمی در سطح واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی است. این سامانه با هدف ارتباط سریع، کاهش حجم کاغذبازی، حذف مراجعات حضوری و یکپارچه‌سازی سیستم مکاتبات طراحی شده است. از طریق سامانه کاتب، دانشجویان، اساتید، کارکنان و مدیران می‌توانند:
ارسال و دریافت نامه‌های اداری ثبت درخواست‌های رسمی مانند گواهی اشتغال به تحصیل پیگیری وضعیت مکاتبات مشاهده آرشیو نامه‌ها و دستورات اداری را به صورت آنلاین انجام دهند. پیش از راه‌اندازی سامانه کاتب، مکاتبات در دانشگاه آزاد به شکل غیرمتمرکز و اغلب با استفاده از کاغذ، فرم‌های دستی یا ایمیل‌های پراکنده انجام می‌شد. این روش‌ها علاوه بر زمان‌بر بودن، مشکلاتی مثل گم شدن مدارک، نبود پیگیری دقیق، و اتلاف وقت ایجاد می‌کرد. هدف از توسعه سامانه کاتب دانشگاه آزاد عبارت بود از:
ایجاد یک پنل واحد برای تمام مکاتبات رسمی حذف کاغذبازی و بروکراسی سنتی افزایش سرعت پاسخ‌گویی به درخواست‌های دانشجویان و کارکنان بهبود امنیت اطلاعات در فرآیند ارسال و دریافت اسناد ارائه گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای از وضعیت مکاتبات
مزایا و کاربردهای سامانه کاتب دانشگاه آزاد مزایا:
یکپارچگی مکاتبات پاسخ‌دهی سریع و آنلاین ثبت دقیق سوابق مکاتبات کاهش هزینه‌های اداری دسترسی ۲۴ ساعته از هر مکان و با هر دستگاه متصل به اینترنت
کاربردها:
ارسال و دریافت نامه‌های اداری داخلی بین واحدها ارتباط بین دانشجو و بخش آموزش یا مالی ارتباط اساتید با معاونت‌های آموزشی و پژوهشی ثبت درخواست‌های دانشجویی به شکل الکترونیکی دریافت و بررسی ابلاغ‌ها و احکام اداری امکانات ویژه سامانه کاتب
ثبت و پیگیری نامه‌ها به همراه کد رهگیری یکتا آرشیو دیجیتال نامه‌ها به تفکیک تاریخ و موضوع سیستم اطلاع‌رسانی فوری از طریق پیامک یا اعلان داخلی سامانه جستجوی پیشرفته بر اساس شماره نامه، فرستنده، گیرنده یا کلمات کلیدی امکان ضمیمه کردن فایل‌های PDF یا تصویر به نامه‌ها امضای الکترونیکی معتبر برای جلوگیری از جعل اسناد
جهت کسب اطلاعات در خصوصسامانه کاتب دانشگاه آزادمی توانید همه روزه(حتی ایام تعطیل و روزهای جمعه)ازساعت 8 صبح تا ساعت 24با تلفن ثابت منزلبا شماره 9099071290 با کارشناسان این مرکز درارتباط باشید .برقراری ارتباط با شماره های قید شده فقط با تلفن ثابت منزلامکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
راهنمای ورود به سامانه کاتب دانشگاه آزاد
ورود به آدرس رسمی سامانه کاتب از طریق سایت دانشگاه آزاد یا واحد مربوطه وارد کردن نام کاربری (معمولاً کد دانشجویی یا پرسنلی) و رمز عبور تکمیل فرآیند احراز هویت با کد امنیتی تغییر رمز عبور پیش‌فرض و ثبت ایمیل یا تلفن جهت بازیابی رمز آشنایی با بخش‌های پنل: ارسال نامه جدید، دریافتی‌ها، پیش‌نویس‌ها، آرشیو
ارتباط سامانه کاتب با دیگر سامانه‌های دانشگاه آزاد
اتصال به سامانه دان برای ارسال مستقیم مکاتبات مرتبط با خدمات دانشجویی یکپارچگی با سامانه آموزشیار جهت ارسال درخواست‌های آموزشی اتصال به سامانه سما برای مدیریت بخشنامه‌های آموزشی ارتباط با سامانه مالی جهت ارسال درخواست‌های تسویه حساب یا وام
چالش‌ها و محدودیت‌های سامانه کاتب
کندی سیستم در ساعات پرترافیک نیاز به آموزش اولیه برای کاربرانی که تجربه کار با سامانه‌های آنلاین ندارند وابستگی کامل به اینترنت در برخی واحدها، هنوز مکاتبات سنتی کاغذی در کنار سامانه انجام می‌شود که باعث تداخل اطلاعات می‌شود
جهت کسب اطلاعات در خصوصسامانه کاتب دانشگاه آزادمی توانید همه روزه(حتی ایام تعطیل و روزهای جمعه)ازساعت 8 صبح تا ساعت 24با تلفن ثابت منزلبا شماره 9099071290 با کارشناسان این مرکز درارتباط باشید .برقراری ارتباط با شماره های قید شده فقط با تلفن ثابت منزلامکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
نکات امنیتی در استفاده از سامانه کاتب
استفاده از رمز عبور قوی و تعویض دوره‌ای آن خروج از حساب کاربری پس از پایان کار، خصوصاً در دستگاه‌های عمومی خودداری از دانلود فایل‌ها از منابع ناشناس فعال‌سازی احراز هویت دومرحله‌ای در صورت ارائه
سناریوهای واقعی استفاده از سامانه کاتب
دانشجو برای دریافت گواهی اشتغال به تحصیل، درخواست را در سامانه ثبت می‌کند و نتیجه را بدون مراجعه حضوری دریافت می‌کند. استاد نامه درخواست گرنت پژوهشی خود را در سامانه ارسال و مسیر بررسی را مرحله‌به‌مرحله پیگیری می‌کند. کارمند اداری بخشنامه جدیدی را از معاونت مرکزی از طریق سامانه دریافت و برای اجرا به واحد خود ابلاغ می‌کند.
جهت کسب اطلاعات در خصوصسامانه کاتب دانشگاه آزادمی توانید همه روزه(حتی ایام تعطیل و روزهای جمعه)ازساعت 8 صبح تا ساعت 24با تلفن ثابت منزلبا شماره 9099071290 با کارشناسان این مرکز درارتباط باشید .برقراری ارتباط با شماره های قید شده فقط با تلفن ثابت منزلامکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
سوالات پر تکرار
1. سامانه کاتب دانشگاه آزاد چیست و چه کاربردی دارد؟
سامانه کاتب دانشگاه آزاد یک سیستم مکاتبات الکترونیکی پیشرفته است که به‌طور رسمی برای تسهیل، یکپارچه‌سازی و دیجیتالی‌کردن تمامی فرآیندهای اداری و آموزشی در واحدهای مختلف دانشگاه آزاد اسلامی راه‌اندازی شده است. این سامانه بستری کاملاً آنلاین فراهم می‌کند تا دانشجویان، اساتید و کارکنان بدون نیاز به مراجعه حضوری بتوانند نامه‌ها، درخواست‌ها، فرم‌ها و مکاتبات رسمی خود را ثبت، ارسال و پیگیری کنند. استفاده از سامانه کاتب دانشگاه آزاد علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه، باعث کاهش مصرف کاغذ، افزایش سرعت پاسخ‌گویی، ارتقای امنیت داده‌ها و ایجاد شفافیت کامل در روند مکاتبات می‌شود. در واقع این سامانه یکی از مهم‌ترین ابزارهای تحول دیجیتال در دانشگاه آزاد به‌شمار می‌آید.
2. هدف اصلی راه‌اندازی سامانه کاتب دانشگاه آزاد چیست؟ پیش از راه‌اندازی سامانه کاتب دانشگاه آزاد، بیشتر مکاتبات اداری و آموزشی از طریق روش‌های سنتی و کاغذی انجام می‌شد که مشکلاتی مثل تأخیر در پاسخ‌دهی، گم‌شدن اسناد، هزینه‌های بالای چاپ و ارسال و بی‌نظمی در آرشیو را به‌دنبال داشت. هدف از ایجاد این سامانه، ارائه یک بستر امن، سریع و کاربرپسند برای انجام مکاتبات به‌شکل دیجیتال بوده است. با این سامانه، کاربران می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز از طریق اینترنت نامه‌های خود را ارسال و وضعیت آن‌ها را لحظه‌به‌لحظه پیگیری کنند. این سیستم همچنین باعث افزایش بهره‌وری کارکنان، کاهش حجم کارهای تکراری و ارتقای سطح رضایت دانشجویان شده است.
3. مزایای اصلی استفاده از سامانه کاتب برای دانشجویان چیست؟ سامانه کاتب دانشگاه آزاد مزایای بی‌شماری برای دانشجویان دارد، اما مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
صرفه‌جویی در زمان و هزینه: عدم نیاز به سفر یا مراجعه حضوری به واحد دانشگاهی برای ثبت یا پیگیری درخواست‌ها.
دسترسی ۲۴/۷: امکان استفاده در هر لحظه و از هر نقطه جهان فقط با داشتن اینترنت.
پیگیری شفاف: دانشجو می‌تواند با کد رهگیری، وضعیت نامه یا درخواست خود را به‌صورت دقیق بررسی کند.
بایگانی دیجیتال: همه نامه‌ها در سامانه ذخیره می‌شوند و در هر زمان قابل دسترسی هستند.
افزایش امنیت مکاتبات: ارسال نامه‌ها در فضایی امن با احراز هویت کاربر و کدگذاری داده‌ها.
در مجموع، برای یک دانشجو استفاده از سامانه کاتب دانشگاه آزاد به‌معنای کاهش دردسرهای اداری و دریافت پاسخ سریع‌تر است.
4. ویژگی‌های مهم سامانه کاتب دانشگاه آزاد چیست؟ برخی از برجسته‌ترین ویژگی‌های سامانه کاتب دانشگاه آزاد شامل موارد زیر می‌شود:
ارسال و دریافت آنلاین نامه‌ها با قابلیت پیگیری لحظه‌ای.
آرشیو دیجیتال پیشرفته که امکان جستجو بر اساس تاریخ، موضوع و کلمات کلیدی را فراهم می‌کند.
ارسال فایل پیوست در قالب‌های مختلف بدون محدودیت نوع فرمت.
اعلان‌های لحظه‌ای از طریق پیامک یا ایمیل برای اطلاع کاربر از تغییر وضعیت نامه‌ها.
پشتیبانی از امضای دیجیتال برای تأیید صحت و اصالت اسناد.
طراحی واکنش‌گرا (Responsive) برای استفاده آسان در موبایل، تبلت و رایانه.
وجود این قابلیت‌ها باعث شده تا این سامانه به یک ابزار کارآمد و ضروری در ساختار اداری دانشگاه آزاد تبدیل شود.
5. چطور می‌توان وارد سامانه کاتب دانشگاه آزاد شد؟ برای ورود به سامانه کاتب دانشگاه آزاد، ابتدا باید به آدرس رسمی شرکت‌کننده در سیستم وارد شوید که معمولاً توسط واحد دانشگاه منتشر می‌شود. سپس در صفحه ورود، نام کاربری (معمولاً کد دانشجویی یا شماره پرسنلی) و رمز عبور اولیه که از بخش فناوری اطلاعات دانشگاه دریافت کرده‌اید را وارد کنید. پس از ورود، به دلایل امنیتی، حتماً رمز عبور را تغییر دهید و اطلاعات تماس خود (ایمیل و شماره موبایل) را به‌روزرسانی کنید تا در صورت فراموشی رمز بتوانید آن را بازیابی کنید. این فرآیند سریع است و تنها چند دقیقه طول می‌کشد، اما ضامن امنیت و سهولت استفاده شما از سامانه است.
6. اگر رمز عبور سامانه کاتب دانشگاه آزاد را فراموش کنیم چه باید کرد؟ در صفحه ورود به سامانه کاتب دانشگاه آزاد گزینه‌ای به نام “بازیابی یا فراموشی رمز عبور” وجود دارد. با انتخاب این گزینه، کافی است کد ملی یا کد دانشجویی خود را وارد کنید. سپس سیستم یک کد تأیید برای شما از طریق پیامک یا ایمیل ارسال می‌کند. پس از واردکردن این کد در سامانه، می‌توانید یک رمز عبور جدید انتخاب کنید. توصیه می‌شود رمز عبور جدید ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها باشد تا امنیت حساب شما افزایش یابد.
7. چطور می‌توان وضعیت یک نامه را در سامانه کاتب پیگیری کرد؟ هر نامه در سامانه کاتب دانشگاه آزاد بعد از ثبت، یک کد رهگیری منحصر به‌فرد دریافت می‌کند. با ورود به حساب کاربری و انتخاب بخش پیگیری نامه‌ها، این کد را وارد کنید تا آخرین وضعیت نامه شامل مرحله بررسی، نام مسئول رسیدگی، تاریخ مشاهده، یا نتیجه نهایی نامه را مشاهده کنید. این قابلیت باعث شده شفافیت کامل در فرایند مکاتبات ایجاد شود و کاربران بتوانند مطمئن باشند که درخواست‌هایشان گم یا فراموش نشده است.
8. آیا سامانه کاتب دانشگاه آزاد فقط مخصوص دانشجویان است؟ خیر، سامانه کاتب دانشگاه آزاد یک بستر یکپارچه برای تمامی اعضای جامعه دانشگاه آزاد است. این یعنی علاوه بر دانشجویان، اساتید، کارمندان، مدیران واحدها، بخش‌های مالی، آموزشی و پژوهشی نیز از این سامانه برای انجام مکاتبات رسمی خود استفاده می‌کنند. حتی بخش‌های حراست، روابط عمومی و پژوهش نیز از امکانات سامانه بهره می‌برند. هدف این است که تمام نامه‌نگاری‌های درون‌سازمانی از یک مسیر واحد انجام شود.
9. آیا سامانه کاتب دانشگاه آزاد روی موبایل هم قابل استفاده است؟ بله، رابط کاربری سامانه کاتب دانشگاه آزاد کاملاً واکنش‌گرا طراحی شده و بدون نیاز به اپلیکیشن جداگانه می‌توانید از طریق مرورگر موبایل یا تبلت به همه امکانات دسترسی داشته باشید. همچنین برخی واحدها نسخه اپلیکیشن یا PWA را ارائه داده‌اند که دسترسی سریع‌تر و تجربه کاربری بهتری فراهم می‌کند.
10. مزیت سامانه کاتب نسبت به مکاتبات کاغذی در دانشگاه آزاد چیست؟ مزایای استفاده از سامانه کاتب دانشگاه آزاد نسبت به شیوه سنتی کاغذی بسیار زیاد است:
سرعت بالا در ثبت، ارسال و دریافت نامه‌ها.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها به‌دلیل حذف نیاز به چاپ، پست یا پیک.
حفظ محیط زیست با کاهش مصرف کاغذ.
امکان دسترسی و پیگیری آنلاین بدون محدودیت زمانی و مکانی.
کاهش خطای انسانی در ارسال یا بایگانی اسناد.
این تغییر رویکرد، بخشی از برنامه تحول دیجیتال دانشگاه آزاد است که باعث ارتقای کیفیت خدمات شده است.
11. آیا نامه‌ها در سامانه کاتب دانشگاه آزاد تاریخ انقضا دارند؟ به‌طور کلی نامه‌ها و اسناد ثبت‌شده در سامانه کاتب دانشگاه آزاد تاریخ انقضای مشخصی ندارند و به‌صورت دائمی در پایگاه داده این سامانه ذخیره می‌شوند. این یعنی حتی مکاتبات چند سال قبل هم قابل جستجو، مشاهده و چاپ هستند. تنها استثنا زمانی است که فرستنده نامه، مهلت پاسخ‌دهی یا تاریخ اعتبار خاصی برای آن تعیین کرده باشد. در چنین مواردی، تاریخ انقضا یا مهلت انجام اقدام به‌وضوح در متن نامه درج شده و در بخش “یادآورها” هم قابل مشاهده است. این ویژگی باعث می‌شود کاربران بتوانند آرشیو دیجیتال کاملی از مکاتبات خود داشته باشند و هنگام نیاز، بدون مراجعه به بایگانی کاغذی، به اسناد دسترسی پیدا کنند.
12. آیا می‌توان نامه‌ای را بعد از ارسال در سامانه ویرایش یا حذف کرد؟ در سامانه کاتب دانشگاه آزاد به محض ارسال نهایی یک نامه، امکان ویرایش یا حذف آن برای کاربر وجود ندارد. این موضوع به دلایل امنیتی و برای حفظ صحت سوابق مکاتبات در سیستم اعمال شده است. اگر بعد از ارسال متوجه اشتباه شدید، باید یک نامه جدید با عنوان “اصلاحیه” یا “ابطال نامه قبلی” ارسال کنید. با این حال، قبل از ارسال می‌توانید نامه را در وضعیت «پیش‌نویس» نگه دارید و هرچقدر نیاز باشد آن را ویرایش کنید. این سیاست سبب می‌شود هیچ مدرکی در سامانه بدون سابقه و شفافیت حذف یا تغییر نیابد.
13. سامانه کاتب دانشگاه آزاد با چه سیستم‌های دیگری یکپارچه است؟ سامانه کاتب دانشگاه آزاد به‌صورت هوشمند با چند سامانه دیگر این دانشگاه یکپارچه شده تا فرآیندهای مختلف به‌طور خودکار و سریع انجام شوند. مهم‌ترین این اتصال‌ها شامل:
سامانه آموزشیار: برای تطبیق اطلاعات دانشجویان و سوابق تحصیلی.
سامانه دان: جهت هماهنگی امور آموزشی و پژوهشی.
سامانه سما: برای بخش امور مالی و شهریه دانشجویان.
سیستم‌های اتوماسیون مالی: مخصوص کارکنان و امور بودجه.
این یکپارچگی باعث کاهش ورود دستی اطلاعات، جلوگیری از خطا و افزایش سرعت پردازش درخواست‌ها شده است.
14. آیا استفاده از سامانه کاتب رایگان است؟ بله، تمام دانشجویان، اساتید و کارکنان دانشگاه آزاد اسلامی می‌توانند به‌صورت رایگان از سامانه کاتب دانشگاه آزاد استفاده کنند. هیچ هزینه مستقیمی بابت ثبت، ارسال یا دریافت نامه‌ها دریافت نمی‌شود. البته در بعضی واحدها ممکن است خدمات جانبی مثل صدور گواهی‌های ترجمه‌شده یا ارسال مستندات از طریق پست فیزیکی هزینه جداگانه داشته باشد که این هزینه‌ها به سامانه مربوط نیست و مستقیماً توسط واحد دانشگاهی تعیین می‌شود.
15. چه نکات امنیتی باید هنگام استفاده از سامانه کاتب رعایت شود؟ حفظ امنیت حساب کاربری در سامانه کاتب دانشگاه آزاد اهمیت زیادی دارد، زیرا مکاتبات و اطلاعات حساس شما در این بستر ذخیره شده‌اند. مهم‌ترین نکات امنیتی عبارتند از:
استفاده از رمز عبور قوی ترکیب‌شده با حروف بزرگ، کوچک، اعداد و نشانه‌ها.
عدم افشای رمز عبور به دیگران و تغییر دوره‌ای آن.
خروج از حساب کاربری به‌ویژه هنگام کار با سیستم‌های عمومی یا اشتراکی.
استفاده از مرورگر به‌روز و جلوگیری از ذخیره خودکار رمز در سیستم‌های ناامن.
فعال‌سازی ورود دو مرحله‌ای در صورت فراهم بودن این قابلیت.
با رعایت این موارد، احتمال نفوذ یا سوءاستفاده از حساب شما به حداقل می‌رسد.
16. چطور می‌توان پیوست‌های یک نامه را مشاهده و دانلود کرد؟ هرگاه نامه‌ای در سامانه کاتب دانشگاه آزاد دارای پیوست باشد، در بخش جزئیات آن یک قسمت مجزا تحت عنوان “پیوست‌ها” نمایش داده می‌شود. در این بخش می‌توانید لیست کامل فایل‌های ضمیمه، همراه با نوع فرمت و حجم آن‌ها را ببینید. با کلیک روی نام فایل، دانلود آن آغاز می‌شود. این قابلیت برای ارسال مستندات، فرم‌های امضاءشده یا فایل‌های تصویری و PDF بسیار کاربردی است. تمامی پیوست‌ها از نظر امنیتی توسط سامانه بررسی می‌شوند تا از ورود فایل‌های آلوده جلوگیری شود.
17. آیا در سامانه کاتب می‌توان نامه را به چند گیرنده ارسال کرد؟ بله، در سامانه کاتب دانشگاه آزاد امکان تعیین چند گیرنده اصلی و همچنین تعیین گیرندگان رونوشت (CC) وجود دارد. این مزیت به شما اجازه می‌دهد یک نامه را به چند بخش مختلف یا افراد گوناگون ارسال کنید. همچنین بخش “گیرندگان مخفی” (BCC) برای موارد خاص وجود دارد که گیرنده اصلی از ارسال نامه به این افراد مطلع نمی‌شود. این سیستم باعث کاهش نیاز به ارسال‌های تکراری و سرعت‌دهی به روند ارتباطات می‌شود.
18. چگونه می‌توان رمز عبور سامانه کاتب را تغییر داد؟ برای افزایش امنیت، توصیه می‌شود کاربران سامانه کاتب دانشگاه آزاد هر چند وقت یک‌بار رمز عبور خود را تغییر دهند. مسیر این کار ساده است: ابتدا وارد حساب کاربری شوید، سپس از منوی تنظیمات، بخش “تغییر کلمه عبور” را انتخاب کنید. رمز عبور فعلی را وارد و سپس رمز جدید را تعیین کنید. بعد از ذخیره تغییرات، ورود بعدی شما فقط با رمز جدید انجام خواهد شد.
19. آیا سامانه کاتب قابلیت ارسال اعلان از طریق پیامک یا ایمیل دارد؟ بله، سامانه کاتب دانشگاه آزاد دارای سیستم اعلان پیشرفته است که با ثبت ایمیل معتبر و شماره همراه در پروفایل کاربر فعال می‌شود. پس از این، هر تغییری در وضعیت نامه‌ها، ارجاع‌ها و پاسخ‌ها از طریق پیامک و ایمیل به کاربر اطلاع داده می‌شود. این امکان به ویژه برای کاربرانی که نمی‌توانند مداوم وارد سامانه شوند بسیار مفید است.
20. آیا تاریخچه مکاتبات همیشه در سامانه کاتب باقی می‌ماند؟ بله، یکی از مزایای بزرگ سامانه کاتب دانشگاه آزاد وجود یک آرشیو دیجیتال دائمی است که تمام مکاتبات، حتی مربوط به سال‌های گذشته را ذخیره و بایگانی می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته، نامه‌های قدیمی را بر اساس تاریخ، موضوع یا گیرنده پیدا کرده و مشاهده یا چاپ کنند. این ویژگی به مدیریت بهتر اسناد و حفظ امنیت آن‌ها کمک زیادی می‌کند.
21. آیا امکان الصاق امضای دیجیتال در سامانه کاتب دانشگاه آزاد وجود دارد؟ بله، یکی از امکانات پیشرفته سامانه کاتب دانشگاه آزاد پشتیبانی از امضای دیجیتال است. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا اسناد و نامه‌های رسمی خود را به‌صورت آنلاین و بدون نیاز به نسخه چاپی امضا کنید. امضای دیجیتال، از نظر قانونی و فنی، معادل امضای دستی معتبر است و با استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری قوی، اصالت سند را تضمین می‌کند. این ویژگی به‌خصوص برای مکاتبات رسمی بین واحدهای دانشگاه، ارسال احکام یا گواهی‌های تحصیلی، و قراردادهای پژوهشی بسیار کاربرد دارد.
22. چگونه می‌توان در سامانه کاتب پرونده‌های پیشین را آرشیو کرد؟ در سامانه کاتب دانشگاه آزاد نیازی به آرشیو دستی اسناد ندارید، زیرا تمام مکاتبات به‌صورت خودکار و دائمی بایگانی می‌شوند. با این حال، اگر بخواهید پرونده‌ای قدیمی را برای دسترسی سریع‌تر دسته‌بندی کنید، می‌توانید آن را در «پوشه‌های شخصی» یا «برچسب‌های دسته‌بندی» قرار دهید. این برچسب‌گذاری کمک می‌کند تا حتی میان صدها نامه قدیمی، بتوانید ظرف چند ثانیه اسناد مدنظرتان را پیدا کنید. 23. آیا سامانه کاتب قابلیت جستجوی پیشرفته دارد؟ بله، سامانه کاتب دانشگاه آزاد دارای یک موتور جستجوی پیشرفته داخلی است که به شما امکان می‌دهد بر اساس عنوان نامه، کد رهگیری، نام گیرنده، تاریخ ارسال، موضوع و حتی متن داخل فایل پیوست جستجو انجام دهید. این قابلیت برای کاربرانی که حجم زیادی از مکاتبات دارند بسیار حیاتی است. حتی می‌توانید با فیلترهای ترکیبی (مثل: “نامه‌های دریافتی در بازه مرداد تا مهر ۱۴۰۲ از بخش پژوهش”) نتایج دقیق‌تری بگیرید.
24. آیا امکان ارسال نامه به خارج از سیستم دانشگاه وجود دارد؟ به‌طور پیش‌فرض، مکاتبات در سامانه کاتب دانشگاه آزاد محدود به کاربران و واحدهای داخلی این دانشگاه است تا امنیت و حریم خصوصی کاملاً حفظ شود. با این حال، برخی واحدها امکان ارسال نامه به آدرس ایمیل سازمان‌های خارج از دانشگاه یا انتقال نسخه PDF نامه را فراهم کرده‌اند. این گزینه بیشتر در مکاتبات رسمی با وزارت علوم، نهادهای حامی پروژه‌های تحقیقاتی، یا شرکت‌های طرف قرارداد دانشگاه استفاده می‌شود.
25. چگونه سامانه کاتب امنیت مکاتبات را تضمین می‌کند؟ سامانه کاتب دانشگاه آزاد با بهره‌گیری از فناوری‌های امنیتی پیشرفته، مانند SSL/TLS برای رمزگذاری ارتباطات، ذخیره‌سازی ایمن داده‌ها، استفاده از فایروال سازمانی، و احراز هویت چندمرحله‌ای، حفاظت کامل از مکاتبات را تضمین می‌کند. همچنین هر نامه دارای یک شناسه یکتا و زمان‌سنج دقیق است که امکان دست‌کاری یا جعل اسناد را عملاً غیرممکن می‌سازد. در واحدهای حساس، دسترسی به بخش‌های خاص سامانه تنها از طریق شبکه داخلی یا VPN مجاز است.
26. آیا نسخه موبایلی سامانه کاتب امکانات کامل نسخه دسکتاپ را دارد؟ بله، نسخه موبایل سامانه کاتب دانشگاه آزاد به‌گونه‌ای طراحی شده که تقریباً تمامی قابلیت‌های نسخه دسکتاپ را ارائه دهد. این نسخه دارای طراحی واکنش‌گرا بوده و کاربران می‌توانند تمام عملیات شامل ثبت نامه، آپلود پیوست، جستجو، و حتی امضای دیجیتال را از طریق تلفن همراه خود انجام دهند. برخی واحدها همچنین اپلیکیشن اختصاصی یا نسخه PWA را ارائه داده‌اند تا دسترسی سریع‌تر و تجربه کاربری بهتری داشته باشند.
27. آیا سامانه کاتب دانشگاه آزاد گزارش عملکرد برای کاربران ارائه می‌دهد؟ بله، یکی از ویژگی‌های مهم این سامانه، ارائه گزارش‌های آماری و تحلیلی از مکاتبات است. شما در سامانه کاتب دانشگاه آزاد می‌توانید گزارشی از تعداد نامه‌های ارسالی و دریافتی، میانگین زمان پاسخ‌گویی واحدها، درصد نامه‌های پاسخ داده شده و موارد معوق دریافت کنید. این قابلیت به مدیران واحدها کمک می‌کند تا وضعیت عملکرد بخش‌ها را ارزیابی و در صورت نیاز بهبودهای لازم را اعمال کنند.
28. آیا می‌توان در سامانه کاتب فرم‌های الکترونیکی آماده ایجاد کرد؟ بله، سامانه کاتب دانشگاه آزاد امکان طراحی و استفاده از قالب‌های آماده مکاتبات را فراهم کرده است. این ویژگی به کاربران اجازه می‌دهد فرم‌های استاندارد درخواست‌ها، گواهی‌ها، یا گزارش‌های اداری را ذخیره و در مکاتبات آتی دوباره استفاده کنند. این موضوع باعث صرفه‌جویی در وقت و حفظ یکپارچگی قالب مکاتبات سازمانی می‌شود.
29. آیا سامانه کاتب قابلیت تعیین اولویت برای نامه‌ها را دارد؟ بله، هنگام ثبت یک مکاتبه در سامانه کاتب دانشگاه آزاد می‌توانید سطح اولویت آن را مشخص کنید: عادی، مهم، یا فوری. این اولویت در کنار نامه نمایش داده می‌شود و به گیرنده هشدار می‌دهد که رسیدگی به آن باید طبق اولویت انجام شود. در صورت انتخاب سطح «فوری»، سیستم همزمان از طریق پیامک و ایمیل به مسئول مربوطه اطلاع می‌دهد.
30. آیا امکان ارجاع مجدد نامه‌ها بین واحدها وجود دارد؟ بله، در سامانه کاتب دانشگاه آزاد هر نامه می‌تواند پس از دریافت، در صورت نیاز، به واحد دیگری ارجاع داده شود. این کار برای درخواست‌هایی که نیاز به نظر یا اقدام چند بخش دارند بسیار کاربردی است. تمامی مراحل ارجاع، شامل تاریخ، نام واحد ارجاع‌دهنده و گیرنده، در سابقه نامه ثبت می‌شود تا شفافیت کامل برقرار باشد.
31. آیا امکان مشاهده سوابق مکاتبات هر کاربر در سامانه کاتب وجود دارد؟ بله، در سامانه کاتب دانشگاه آزاد بخشی به نام «سوابق مکاتبات» وجود دارد که مخصوص مشاهده تاریخچه کامل نامه‌های ارسال و دریافت‌شده است. این بخش با ذکر جزئیات دقیق شامل تاریخ ارسال، گیرنده، کد رهگیری، وضعیت نامه، و حتی پیوست‌ها ارائه می‌شود. کاربر می‌تواند به‌سرعت در این آرشیو جستجو کرده و حتی یادآور یا دسته‌بندی خاصی برای مکاتبات قدیمی خود ایجاد کند. این ویژگی باعث می‌شود هیچ نامه‌ای گم یا فراموش نشود و پیگیری مکاتبات به‌شکل سازمان‌یافته انجام شود.
32. چگونه می‌توان در سامانه کاتب دسترسی کاربران را مدیریت کرد؟ سامانه کاتب دانشگاه آزاد سیستم مدیریت دسترسی پیشرفته‌ای دارد که معمولاً توسط مدیر فناوری اطلاعات یا ادمین سامانه کنترل می‌شود. در این سیستم، می‌توان سطح دسترسی هر کاربر را به بخش‌های مختلف تعیین کرد، مثلاً اینکه یک کاربر فقط بتواند نامه‌ها را مشاهده کند یا اجازه ثبت و ارسال داشته باشد. همچنین امکان ایجاد نقش‌های کاربری (مثل دانشجو، استاد، کارمند، مدیر) و محدودیت‌های مرتبط با آن‌ها وجود دارد. این ساختار برای حفظ امنیت و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات ضروری است.
33. آیا سامانه کاتب قابلیت یکپارچه شدن با سیستم آرشیو اسناد فیزیکی را دارد؟ بله، بسیاری از واحدهای دانشگاه آزاد سامانه کاتب را با سیستم آرشیو اسناد فیزیکی خود هماهنگ کرده‌اند. این کار معمولاً به این صورت انجام می‌شود که هر سند فیزیکی پس از اسکن و بارگذاری در سامانه، با شماره پرونده یا بارکد مخصوص در سیستم بایگانی ثبت و قابل جستجو می‌شود. این روش باعث حذف دوباره‌کاری، دسترسی سریع به اصل سند، و کاهش هزینه‌های فیزیکی نگهداری پرونده‌ها می‌شود.
34. آیا می‌توان از سامانه کاتب نسخه پشتیبان گرفت؟ نسخه‌برداری مستقیم برای کاربران معمولی در سامانه کاتب دانشگاه آزاد امکان‌پذیر نیست، اما این سامانه به‌طور منظم و خودکار توسط تیم پشتیبانی فناوری اطلاعات دانشگاه نسخه پشتیبان تهیه می‌کند. این نسخه‌ها بر روی سرورهای امن ذخیره شده و در صورت بروز مشکل یا خرابی سیستم، بازیابی خواهند شد. کاربران در صورت نیاز می‌توانند نسخه PDF یا چاپی از مکاتبات خود ذخیره کنند تا یک نسخه شخصی داشته باشند.
35. آیا سامانه کاتب قابلیت تعیین زمان‌بندی ارسال دارد؟ بله، یکی از امکانات کاربردی در سامانه کاتب دانشگاه آزاد تعیین «ارسال زمان‌بندی‌شده» برای مکاتبات است. این گزینه به شما اجازه می‌دهد نامه‌ای را الان آماده کنید ولی ارسال آن را برای تاریخ یا ساعتی خاص تنظیم نمایید. این قابلیت برای مواقعی که لازم است نامه در یک بازه زمانی مشخص ارسال شود (مثل شروع ترم تحصیلی یا تاریخ رسمی یک جلسه) بسیار مفید است.
36. آیا کاربران می‌توانند پیام‌های داخلی غیررسمی هم در سامانه ارسال کنند؟ به‌طور کلی سامانه کاتب دانشگاه آزاد برای مکاتبات رسمی طراحی شده است، اما بسیاری از واحدها یک بخش پیام داخلی یا «یادداشت» بین کاربران دارند. این بخش برای هماهنگی‌های سریع و کوتاه بین کارکنان یا اعضای هیئت علمی استفاده می‌شود. البته این پیام‌ها هم در آرشیو ذخیره می‌شوند و قابلیت پیگیری دارند، ولی از نظر قالب و ساختار ساده‌تر از نامه‌های رسمی هستند.
37. آیا سامانه کاتب قابلیت بارگذاری فایل‌های حجیم را دارد؟ بله، سامانه کاتب دانشگاه آزاد پشتیبانی از بارگذاری فایل‌های پیوست با حجم قابل‌توجه دارد، اگرچه محدودیت حجم دقیق ممکن است بسته به سیاست‌های هر واحد متفاوت باشد (معمولاً بین ۲۰ تا ۵۰ مگابایت). کاربران می‌توانند انواع فایل‌های PDF، Word، Excel، تصاویر و حتی ویدئوهای آموزشی کوتاه را ضمیمه کنند. در صورت نیاز به ارسال فایل‌های بزرگ‌تر، اغلب از لینک‌های ابری امن استفاده می‌شود.
38. آیا امکان امتیازدهی یا ارزیابی پاسخ واحدها وجود دارد؟ در برخی نسخه‌های توسعه‌یافته سامانه کاتب دانشگاه آزاد، قابلیت ثبت بازخورد و امتیازدهی به کیفیت و سرعت پاسخ‌گویی واحدها اضافه شده است. این بازخوردها به مدیران کمک می‌کند عملکرد هر بخش را ارزیابی کنند و در صورت مشاهده نقاط ضعف، آموزش یا بهبود فرآیند را در دستور کار قرار دهند. این ویژگی به افزایش کیفیت خدمات و رضایت کاربران کمک زیادی کرده است.
39. آیا سامانه کاتب قابلیت اتصال به سیستم‌های ابری را دارد؟ بله، نسخه‌های جدید سامانه کاتب دانشگاه آزاد این امکان را دارند که به سرویس‌های ابری داخلی دانشگاه متصل شوند. این ارتباط به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌های ذخیره‌شده در فضای ابری را مستقیماً به نامه‌ها ضمیمه کنند یا مکاتبات را در فضای ابری پشتیبان‌گیری کنند. استفاده از این روش امنیت و دسترسی‌پذیری فایل‌ها را افزایش می‌دهد.
40. چگونه می‌توان مشکلات یا خطاهای احتمالی سامانه کاتب را گزارش کرد؟ برای گزارش مشکلات در سامانه کاتب دانشگاه آزاد، کاربران می‌توانند از بخش «پشتیبانی» یا «ثبت تیکت» استفاده کنند. در این بخش، نوع مشکل، توضیح دقیق، و در صورت امکان تصویر یا ویدئو از خطا ثبت می‌شود. تیم پشتیبانی دانشگاه با بررسی این گزارش‌ها، معمولاً در کمتر از ۲۴ ساعت پاسخ داده و مشکل را برطرف می‌کند. همچنین برخی واحدها شماره تماس مستقیم یا ایمیل پشتیبانی نیز در اختیار کاربران گذاشته‌اند تا فرایند رفع خطا سریع‌تر انجام شود.